Depositar Documentos
Para depositar un documento es necesario ser docente o investigador de la Universidad de Málaga, estar registrado como usuario en RIUMA y disponer de la autorización correspondiente para realizar un envío. Por defecto, sólo tendrá permiso para depositar en las colecciones de su departamento, pero si necesita realizar un envío sobre otra colección puede solicitarlo al administrador de RIUMA mediante correo electrónico a riuma@uma.es.
El depósito de un documento supone la aceptación de la licencia de distribución de la Biblioteca de la UMA para permitir a RIUMA reproducir, traducir y distribuir su envío. Asimismo tendrá la posibilidad de asignar una licencia Creative Commons para seleccionar las condiciones de acceso y protección de su obra de usos indebidos (más información en los apartados 4.6 y 4.7 del Manual).
El procedimiento de depósito consta de los siguientes pasos:
- Acceder a su cuenta (Opción Mi cuenta ->Acceder a mi cuenta) por el método "Acceso con DUMA (usuario de la Universidad de Málaga)”
- Seleccionar la colección a la que se va a asignar el nuevo depósito
- Descripción del documento
- Adjuntar el fichero o ficheros correspondientes
- Revisar los datos del envío
- Asignar licencia Creative Commons (opcional)
- Aceptar la licencia de distribución de la Biblioteca de la UMA
- Validación del depósito por parte de la Biblioteca
- Publicación del documento en RIUMA.
Comenzar un envío
Existen dos procedimientos distintos para depositar un documento:
- Acceder a Mi cuenta, seleccionar la opción Envíos / Depósitos y a continuación pulsar en Comenzar otro envío.
- Una vez identificado en el sistema, acceder a la colección donde se quiera depositar un documento y seleccionar Enviar un ítem a esta colección.
Seleccionar la colección
- Si se ha optado por la primera opción, el sistema mostrará un desplegable con las colecciones existentes (el sistema sólo le mostrará aquéllas en las que esté autorizado), donde tendrá que seleccionar aquélla donde se depositará el objeto. Pulse Siguiente para continuar.
- Si se selecciona la segunda opción de envío, habrá que acceder a la colección en la que se quiera realizar el depósito. Una vez en ella, el sistema mostrará la opción “Enviar un item a esta colección” (sólo si está autorizado para hacerlo).
Descripción del documento
Paso 1. Cuestiones iniciales
Durante todo el proceso de envío, se mostrará en la parte superior de la página un diagrama que refleja los pasos a seguir a lo largo del procedimiento de depósito (la fase en que se encuentra el proceso aparece activada dentro del diagrama). Es posible volver a cualquier paso anterior y modificar o revisar lo que fuera necesario utilizando la opción Anterior. De la misma manera, se puede parar y guardar el proceso de depósito en cualquier fase para continuar más tarde, mediante la opción Guardar/Cancelar.
En la primera pantalla será necesario marcar la casilla o casillas que corresponden al documento que se envía:
- Múltiples títulos: se marcará esta casilla en el caso de que el registro tenga más de un título (título traducido, una abreviatura, un acrónimo, etc.).
- Publicado: si el documento que se deposita ha sido publicado con anterioridad será necesario marcar esta casilla. Si no se selecciona esta opción, el sistema asignará por defecto una fecha de publicación que coincidirá con su entrada en el RIUMA.
Si ninguna opción se corresponde con el documento que se está depositando, no hay que seleccionar ninguna. En este caso, seleccionar directamente el botón Siguiente.
Paso 2. Descripción (I)
En esta fase se incorporan los metadatos del documento a partir de los cuales el usuario podrá recuperar dicho documento:
Autor: se introduce el nombre del autor del documento. Si hubiera más de un autor, seleccionar el botón Add.
Título: se introduce el título completo del documento a depositar. Es un campo obligatorio.
Título alternativo: este campo se mostrará sólo si se ha marcado la opción Múltiples títulos de la pantalla anterior.
Fecha de publicación: este campo se mostrará sólo si se ha seleccionado previamente la opción Publicado de la pantalla anterior, en cuyo caso será obligatorio cumplimentarlo. Introduzca el año de publicación del documento (el mes y día pueden dejarse en blanco).
Editorial / Editor: (sólo si se ha indicado en la primera página que el documento ha sido publicado con anterioridad). Se debe introducir el nombre del editor.
Cita: (sólo si se ha indicado en la primera página que el documento ha sido publicado con anterioridad) Se introduce la información de la cita del documento si se trata de un artículo de revista o la parte de un trabajo, como por ejemplo, el capítulo de un libro. Si es un artículo de revista, incluir: título de la revista, volumen y número, fecha y paginación. Si es un capítulo de un libro, contemplar: título del libro, lugar de publicación, editor, fecha y paginación.
Seriada / Publicación Nº: es posible que algunas de las colecciones en RIUMA estén numeradas, como por ejemplo informes técnicos o working papers.
Identificadores: Si conoce algún número único o código que identifique el documento en cualquier sistema, deberá introducirlo en esta parte del proceso. Presione la flecha en el lado derecho del cuadro de entrada y seleccione una de las opciones disponibles. Las opciones disponibles son:
- ISBN - International Standard Book Number
- ISSN - International Standard Serial Number
- ISMN - International Standard Music Number
- URI - Universal Resource Identifier
- Otro - Otro tipo de identificador, no recogido en las opciones anteriores, y que sirva para identificar el documento en una colección local.
Tipo: se debe seleccionar el tipo de documento que más se ajuste al documento (para seleccionar más de uno debe mantener pulsada la tecla “Ctrl”)
Idioma: seleccione el idioma principal del documento o bien Otros si no está incluido. Si el idioma no es aplicable al documento que se está depositando (una foto o una imagen) elija la opción N/A.
Una vez cumplimentados los campos pertinentes, seleccione el botón para Siguiente para continuar con el proceso, Anterior para volver a la página anterior, o Guardar / Cancelar para guardar la información introducida o cancelar el envío.
Paso 2. Descripción (II)
Materias / Palabras clave: introduzca todas las palabras clave o materias necesarias para identificar su documento. Utilice un cuadro de texto para cada palabra clave. Puede añadir más cuadros de texto seleccionando el botón Add.
Resumen: introduzca en el cuadro de texto el resumen del contenido del documento. No existe límite de longitud para este campo.
Patrocinadores: si el documento es el resultado de una investigación patrocinada, puede proporcionar aquí la información que considere necesaria sobre el patrocinador(es).
Descripción: introduzca cualquier otra información o comentario que considere de interés para la descripción del documento.
A continuación, seleccione el botón para Siguiente para continuar con el proceso, Anterior para volver a la página anterior, o Guardar / Cancelar para guardar la información introducida o cancelar el envío.
Adjuntar documento
Para adjuntar el fichero asociado a su documento, cumplimente los siguientes campos:
- Fichero: escriba la ruta completa del fichero en su ordenador o bien seleccione el botón Examinar para navegar a través de sus directorios y carpetas hasta localizar el documento.
- Descripción del fichero: opcionalmente puede indicar una descripción breve del archivo, por ejemplo: Artículo publicado, Preprint, Postprint, Datos. Es especialmente útil si el registro tiene más de un fichero adjunto.
Si desea depositar más de un fichero, seleccione el botón Adjuntar fichero y añadir otro más y vuelva a repetir el proceso. Si el ítem consta de un solo archivo o ya ha terminado de de cargar todos los archivos, seleccione Siguiente para continuar, Anterior para volver a la página anterior, o Guardar / Cancelar para guardar la información introducida o cancelar el envío.
Revisar los datos del envío
Este paso permite revisar toda la información que se ha introducido hasta ese momento (descripción y ficheros adjuntos). Si fuera necesario modificar cualquier dato, seleccione Corregir alguno en el apartado que corresponda. Una vez verificado todo, pulsar Siguiente para continuar, Anterior para volver a la página anterior, o Guardar / Cancelar para guardar la información introducida o cancelar el envío.
Asignar licencia Creative Commons (opcional)
RIUMA trabaja con las Licencias Creative Commons, organización internacional sin ánimo de lucro, cuya finalidad es la difusión del conocimiento y de la cultura a través de la creación de licencias con las que los creadores pueden indicar qué usos permiten y cuales no, en relación a sus obras publicadas en Internet. En este sentido, una licencia Creative Commons es un modelo de contrato recomendado para poner información en régimen de consulta libre en la Web, facilitando el uso, aunque al mismo tiempo salvaguardando la atribución de la obra al autor e impidiendo una posible utilización comercial sin permiso. (Más información, bajo el apartado DERECHOS DE AUTOR en RIUMA).
El sistema funciona de la siguiente forma: el autor que crea una obra y quiere explotarla a través de Internet escoge una de las licencias Creative Commons y, cuando cuelga su obra en Internet, la identifica con el símbolo Creative Commons y le adjunta la licencia de uso. Así, cuando los usuarios accedan al documento podrán identificar fácilmente cuales son las condiciones que el autor ha establecido para el uso de la obra.
Las diferentes licencias Creative Commons se basan en la combinación de distintas condiciones. Éstas son:
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Reconocimiento (Attribution): En cualquier explotación de la obra autorizada por la licencia hará falta reconocer la autoría. |
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No Comercial (Non commercial): La explotación de la obra queda limitada a usos no comerciales. |
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Sin obras derivadas (No Derivate Works): La autorización para explotar la obra no incluye la transformación para crear una obra derivada. |
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Compartir Igual (Share alike): La explotación autorizada incluye la creación de obras derivadas siempre que mantengan la misma licencia al ser divulgadas. |
Con estas cuatro condiciones combinadas se pueden generar las seis licencias que se pueden escoger:
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Reconocimiento (by): Se permite cualquier explotación de la obra, incluyendo una finalidad comercial, así como la creación de obras derivadas, la distribución de las cuales también está permitida sin ninguna restricción. | |
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Reconocimiento - NoComercial (by-nc): Se permite la generación de obras derivadas siempre que no se haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales. | |
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Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa): No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original. | |
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Reconocimiento - NoComercial - SinObraDerivada (by-nc-nd): No se permite un uso comercial de la obra original ni la generación de obras derivadas. | |
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Reconocimiento - CompartirIgual (by-sa): Se permite el uso comercial de la obra y de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original. | |
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Reconocimiento - SinObraDerivada (by-nd): Se permite el uso comercial de la obra pero no la generación de obras derivadas. |
Todas las licencias Creative Commons obligan al reconocimiento del autor de la obra y, si el autor quiere, también deberá indicarse la fuente (por ejemplo, institución, publicación o revista) donde se ha publicado.
Así mismo, es importante tener en cuenta que las licencias Creative Commons son de carácter gratuito y que, por tanto, la mejor manera de asegurar la remuneración del autor es excluyendo los usos comerciales y las obras derivadas (es decir, la licencia de Reconocimiento – No comercial – Sin obra derivada).
Estas licencias se establecen a perpetuidad, es decir, toda la duración de la protección de la obra. El autor se reserva el derecho, en cualquier momento, de explotar la obra con otra licencia (sea Creative Commons o no), o, incluso, de retirarla, pero la licencia previamente otorgada continuará vigente. Las licencias Creative Commons no tienen carácter de exclusiva, por tanto el autor puede otorgar otras licencias sobre la misma obra con condiciones diferentes, pero las subsiguiente licencias sólo se podrán otorgar en régimen de no exclusividad.
Si desea elegir una licencia Creative Commons, pulse en el botón
Acceder a Creative Commons para elegir una licencia. Una vez accedamos a esta página web, se nos presentarán varias opciones de licencia, se determinan las condiciones deseadas y se pulsa en Escoja una licencia. A continuación, pulse proceed.
Una vez elegida la licencia o no desea asignar ninguna, pulse en Siguiente para continuar, Anterior para volver a la página anterior o Guardar / Cancelar para guardar la información o cancelar el envío.
Asignar licencia de distribución de la UMA
Los autores o coautores deben conceder a la Universidad de Málaga una licencia no exclusiva para mantener y hacer accesibles sus documentos en formato digital en RIUMA.
Con la concesión de esta licencia no exclusiva, los docentes e investigadores continúan reteniendo todos sus derechos de autor y, por lo tanto, pueden hacer uso del trabajo depositado como estimen oportuno (publicarlo en medios comerciales, depositarlo en otros repositorios, etc.).
Licencia de distribución UMA:
- Aceptando esta licencia, usted (el autor/es o el propietario/s de los derechos de autor) garantiza a la Universidad de Málaga el derecho no exclusivo de archivar, reproducir, convertir (como se define más abajo), comunicar y/o distribuir su documento mundialmente en formato electrónico.
- También está de acuerdo con que la Universidad de Málaga pueda conservar más de una copia de este documento y, sin alterar su contenido, convertirlo a cualquier formato de fichero, medio o soporte, para propósitos de seguridad, preservación y acceso.
- Declara que el documento es un trabajo original suyo y/o que tiene el derecho para otorgar los derechos contenidos en esta licencia. También declara que su documento no infringe, en tanto en cuanto le sea posible saber, los derechos de autor de ninguna otra persona o entidad.
- Si el documento contiene materiales de los cuales no tiene los derechos de autor, declara que ha obtenido el permiso sin restricción del propietario de los derechos de autor para otorgar a la Universidad de Málaga los derechos requeridos por esta licencia, y que ese material cuyos derechos son de terceros está claramente identificado y reconocido en el texto o contenido del documento entregado.
- Si el documento se basa en una obra que ha sido patrocinada o apoyada por una agencia u organización diferente de la Universidad de Málaga, se presupone que se ha cumplido con cualquier derecho de revisión u otras obligaciones requeridas por este contrato o acuerdo.
- La Universidad de Málaga identificará claramente su/s nombre/s como el/los autor/es o propietario/s de los derechos del documento, y no hará ninguna alteración de su documento diferente a las permitidas en esta licencia.
Si tiene alguna duda sobre la licencia, por favor, contacte con el administrador de RIUMA (riuma@uma.es).
Si está de acuerdo con ella, marque la casilla Conceder licencia y a continuación pulse Completar el envío. Con esto finaliza su labor en el proceso de depósito.
Validación por parte de la Biblioteca
Una vez finalizado el proceso, la Biblioteca revisa los metadatos y el documento se publica en RIUMA. El usuario recibirá un correo electrónico informándole al respecto con la URL asignada al ítem enviado.
En todo momento es posible comprobar el estado del envío accediendo a Envíos / Depósitos desde Mi cuenta.
Publicación del documento en RIUMA
Desde que su documento pasa a formar parte de RIUMA, automáticamente se le asigna una URL persistente que recibe el nombre de Identificador Universal (URI). Este identificador es permanente y no cambiará si el sistema migra a un nuevo equipo o si se producen alteraciones en el sistema. Recibirá la URI a través del correo electrónico.
RIUMA mantiene la integridad del identificador, haciendo que sea más segura a la hora de referirse a este documento en una cita. Los URI persistentes son registrados con el sistema Handle System, un sistema para atribuir, administrar y resolver identificadores persistentes, más conocidos como “Handles”, para documentos digitales y otros recursos en Internet.
