Herramientas informáticas: un requisito imprescindible para la implementación de sistemas de calidad eficaces. - Fuentes Melero, Encarna; Pérez-Agudo, María del Carmen (Universidad de Málaga.Biblioteca, 2010)
La implementación de sistemas de gestión de calidad, cualquiera que sea la “herramienta” de base, norma o modelo, requiere un esfuerzo adicional por parte tanto de la organización como de las personas implicadas en el proyecto y supone una consecuencia natural del inicio de toda nueva actividad. Sin embargo, es el mantenimiento de los requisitos de las nuevas formas de trabajo lo que hace que sean percibidas como actividades separadas de lo cotidiano, como un aspecto más de la burocracia que no hace sino ralentizar la toma de decisiones y la ejecución de las tareas, cuando, en realidad, su finalidad es precisamente la contraria. El establecimiento de objetivos y acciones asociadas, la toma regular de datos para alimentación de indicadores, el tratamiento sistemático de las quejas o la resolución de no conformidades con acciones correctivas o preventivas asociadas, son algunos ejemplos de estas actividades “extras”. Resulta fundamental disponer de herramientas informáticas que permitan un tratamiento eficaz de todos estos elementos para que, una vez interiorizadas por la organización, sean percibidas como una herramienta de ayuda en el quehacer diario. Existen herramientas en el mercado que se adaptan a los requisitos imprescindibles en que se apoyan los sistemas de calidad. Algunas organizaciones han optado por sistemas ad hoc más flexibles y que responden a las características peculiares de la estructura de los sistemas. La Universidad de Almería ha optado por la elaboración, a través de su Servicio de Informática, de algunos programas que en la actualidad han supuesto una importante agilización de actividades. El programa de “No Conformidades” y el de “Módulo de Calidad” son un ejemplo de ello. Su funcionamiento fácil y eficaz ha dado lugar a que la detección inmediata de desviaciones existentes para su rápida solución, así como la integración de objetivos, acciones e indicadores con el correspondiente grado de cumplimiento sistemático, sean herramientas habituales de trabajo.
Keywords: Bibliotecas universitarias - Administración; Aplicaciones informáticas